تصميم الوظيفة

كنت أخوض حوارا مع أحد الزملاء عن الفروقات في العمل بين القطاعين الحكومي والخاص، وكنت قد أسندت أنه قد يعود ضعف أداء بعض الموظفين في القطاع الحكومي بسبب القصور في تصميم الوظيفة الذي قد يكاد يكون معدما في بعض الجهات، استوقفني عند ذكر مصطلح "تصميم الوظيفة"، ساخرا معلقا أنه يعرف تصميم المباني وتساءل من أين أتيت بهذا المصطلح!
تصميم الوظيفة ببساطة هو تحديد محتويات الوظيفة من الواجبات، والمسؤوليات، وترتيب المهمات الوظيفية، وطرق القيام بها، والعلاقة التي تجمع بين الموظف والمسؤول وزملائه في العمل، ومع جميع أصحاب العلاقة بالمؤسسة الأمر الذي يؤدي إلى وضوح آليه العمل.
فمن خلال تصميم الوظيفة سيصب تركيز الموظفين على الأعمال المنوطة بهم، والسعي نحو تحسين أدائهم فيها الأمر الذي يؤدي إلى زيادة جودة العمل، والإنتاجية.
فعندما يكون لدى الموظفين وظائف مناسبة، ومتناغمة مع مهاراتهم واهتماماتهم، سيعكس هذا الأمر، ويولد الشعور بالرضا الوظيفي، والتحفيز لتحقيق الأهداف المنصوص عليها مسبقا، وبالتالي، ينخرطون بشكل أفضل في العمل، ويستمرون في المؤسسة لفترات أطول، مما يقلل من نسبة التسرب الوظيفي.
كما يعزز تصميم الوظيفة فرص التطوير المهني للموظفين من خلال تحديد المهارات المطلوبة للوظيفة منذ البداية، وعليه يتم تدريب، وتطوير الموظفين في مجالاتهم التخصصية، مما يؤدي إلى زيادة مستوى الإنتاجية.
كما يسهم تصميم الوظيفة في تحقيق الكفاءة، وتقليل الفاقد في العملية الإنتاجية، عندما يكون لكل موظف دور محدد ومهمات واضحة، يتم تجنب التداخل بين الوظائف الأخرى وتكرار المهمات، مما يحسن من تنظيم العمل، ويقلل الإهدار، والفاقد في الوقت والجهد والموارد.
شدد المهتمون في السلوك المؤسسي والموظفين على ضرورة تولي المؤسسات والشركات اهتمامًا كبيرًا لتصميم الوظيفة، لما له من أثر مباشر على تحفيز الموظفين لأداء مهماتهم المحددة على أكمل وجه، الأمر الذي يمكن المؤسسة من تحقيق أهدافها.
كما حدد العلماء مبادئ للتصميم، منها توضيح نوع وطابع الوظيفة، وتقديم صورة، كاملة وشاملة، للمهمات المطلوبة للوظيفة، محددة بإطار زمني لإنجازها.
كذلك مبدأ التنوع والتوسع في الوظيفة ذاتها، لأن القيام بتكرار المهمات يقلل من الرغبة في التحدي، والذي يولد عدم الرضا، ولا يعني التنوع هنا إضافة مهمات للوظيفة بالطابع ذاته، بل المقصود التنويع في المهمات والنشاطات التي يؤديها الموظف في نطاق عمله الوظيفي، من أجل جعلها أكثر تحديًا وابداعا.
كما ان اشراك الموظفين عند اتخاذ القرار يحفزهم لأنهم يشعرون بأهميتهم ودورهم في نجاح المؤسسة.
وأيضا من مبادئ التصميم تحمل المسؤولية اتجاه العمل والاستقلالية باتخاذ القرارات، وتحمل النتائج، إذا كانت نجاحات أو إخفاقات، لأن الفرد بطبيعة تكوينه يحتاج الى الشعور بالمسؤولية اتجاه العمل المكلف به.
"تصميم الوظيفة" لا يعني ترك الموظف من دون متابعة، بل المسؤولية على عاتق المسؤول مستمرة في توفير بيئة عمل آمنة، ومناسبة مزودة بالموارد للقيام بالوظيفة، كذلك التوجيه وتوفير آليه لقياس الأداء، حيث يعتبر هذا الدور مهما لما له من أثر في تقويم الأداء من جهة، وإدراك الموظف بمستواه ليتمكن من تطويره، وتنميته، ومعالجة مواطن الخلل من جهة أخرى.
وأخيرا، لم يغفل القيمون على وضع مبادئ تصميم الوظيفة بذكر أهمية تقدير الموظف، وتصميم نظام عادل للمكافآت الذي من شأنه تحفيز العاملين على تحقيق الأداء المتميز.
ويُعتبر توفير الدعم للعاملين أمرًا مهمًا في بيئات العمل لتحقيق أداء عالٍ والرضا الوظيفي، وتعزيز التفاعل الإيجابي بين أفراد الفريق والإدارة.
يفتقر القطاع الحكومي لهذا العلم، ويكتفي بتقدير الاحتياجات سنويا، وربما قد يكون قد ذكر مصطلح "تصميم الوظيفة" في مكان ما وركن، لذلك، لو قمنا بتجربة أداء لشخص تارة في القطاع الحكومي، وأخرى في الخاص، لوجدنا اختلافا في الأداء والنتيجة.
لذلك وجب على الجهات الحكومية المعنية الالتفاف "لتصميم الوظيفة" عبر اعداد دليل إجراءات لكل جهة على حدة وفق طبيعة عملها، وتطوير هذا الدليل بحيث يتواكب مع التطوير التكنولوجي والعالمي.
كاتبة كويتي

أفراح جاسم السعيدي

[email protected]